Die Einführung eines funktionierenden Elektronischen Dokumentenmanagementes (EDM) in Unternehmen ist keine Hexerei. Und doch sind einige Dinge zu beachten.
BUTTKEREIT hat nachfolgend einige nützliche Informationen zusammengestellt, die es unseren Kunden und Neukunden erleichtern soll, die Vorteile des EDM im eigenen Unterhehmen ein wenig besser einschätzen zu können. Hierbei erheben die untenstehenden Informationen nicht den Anspruch auf Vollständigkeit.
EDM – Eine Notwendigkeit für jedes Unternehmen
Beendigung der Übergangsfrist für die Geltung des GoBD seit 01.01.2017 (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff)
Zur Erinnerung: die zehn wichtigsten Grundsätze des GoBD:
- Die elektronische Archivierung ist technologieneutral
- Die Archivierung von Belegen hat zeitnah zu erfolgen
- Die elektronische Archivierung muss eine Unveränderbarkeit sicherstellen
- Archivierte Objekte müssen mit einem Index versehen sein
- Elektronisch archivierte Objekte müssen lesbar und auswertbar bleiben
- Steuerrelevante Daten dürfen im elektronischen Archivsystem aufbewahrt werden
- Elektronisch archivierte Objekte unterliegen der Betriebsprüfung
- Das elektronische Archivsystem darf vom Betriebsprüfer genutzt werden
- Die elektronische Archivierung darf unter bestimmten Voraussetzungen auch im Ausland erfolgen.
- Das elektronische Archivierungsverfahren ist zu dokumentieren.
Insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen stellt die Umsetzung der GoBD – Grundsätze eine große Herausforderung dar!
EDM – eine Chance für IHR Unternehmen
Stellen Sie sich bitte folgendes vor:
Alle (berechtigten) Mitarbeiter Ihres Unternehmens können zur gleichen Zeit und von jedem beliebigen Ort auf ein und denselben Vorgang zugreifen.
Alle Neuigkeiten und Ergänzungen zu diesem Vorgang sind umgehend für genau diese Mitarbeiter sichtbar.
Und: Indem Sie entsprechende Berechtigungen vergeben, werden für Ihre Mitarbeiter nur die Informationen des Vorgangs sichtbar und nutzbar, die Sie zuvor definiert, also freigegeben haben.
Die Suche nach Vorgängen – archiviert von zahlreichen Mitarbeitern in von diesen Mitarbeitern ebenso zahlreich angelegten Aktenordnern – entfällt vollständig. Vorgänge /Akten können auf niemandes Schreibtisch unter Bergen von anderen Vorgängen auf ihre Bearbeitung warten und vor allem nicht darauf, von Ihnen oder Ihren Mitarbeitern in mühsamer Kleinarbeit gefunden zu werden.
Die Papierflut in Ihrem Unternehmen minimiert sich auf ein absolutes Minimum, die Kommunikation zu dem jeweiligen Vorgang ist für alle (jeweils berechtigten Mitarbeiter) gleich und platzraubende Aktenschränke verschwinden ersatzlos. Arbeitszeit, die in der Vergangenheit für die „Archivierung“ eines Vorgangs aufgewendet wurde oder für die Suche nach dem Vorgang und für das heraussuchen und transportieren des Vorgangs aus dem Lager zu Ihrem Mitarbeiter, entfällt ersatzlos.
Diese Vorstellung ist keine Utopie oder Vision.
Sie ist nur das Ergebnis des konsequenten Einsatzes des
Elektronischen Dokumentenmanagements /EDM
in allen wichtigen Bereichen.
EDM – Informationsmanagement vom Feinsten.
Die Vorteile liegen auf der Hand:
Aufgrund Volltexterkennung ist jedes Dokument und jeder Vorgang in Sekunden auffindbar. Das Dokumentenmanagement – System verfügt über eine Volltextindexierung und Metadatensuche. Dadurch wird eine exakte Navigation durch die Akte ermöglicht.
Die Regeln, wie und wo ein Dokument elektronisch abgelegt wird, bestimmen Sie. Jedes Dokument ist nur einmal abgelegt, kann aber für unterschiedlichste Unternehmensbereiche zur Verfügung gestellt werden.
Neu hinzukommende Dokumente werden dem jeweiligen Vorgang automatisch zugeordnet.
Jeder berechtigte Mitarbeiter kann Infos, Notizen, Markierungen, E-Mails, etc. jederzeit dem Vorgang hinzufügen. Sie können gezeigt oder ausgeblendet werden (z.B. für die Weitergabe an Dritte). So ist immer die aktuellste Fassung des Vorgangs sichtbar. Mittels „Versionierung“ können ältere Versionen mit der neuesten Fassung des Dokumentes oder Vorgangs verglichen werden und es ist erkennbar, wer Veränderungen vorgenommen hat und wann dies geschehen ist.
Der Informationsfluss in Ihrem Unternehmen wird erheblich beschleunigt und damit von Grund auf optimiert.
Elektronische Wiedervorlagen sind selbstverständlich.
Ihre Mitarbeiter sparen sehr viel Zeit, die in der Vergangenheit für zahlreiche, zeitraubende administrative Aufgaben aufgewendet werden musste, die mit der Erstellung von Kopien und der Ablage von Vorgängen und vor allem mit der Kommunikation und Verteilung von Informationen einhergingen.
Ihre Mitarbeiter können sich nun auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.
Falls Sie Ihrem Steuerberater einen entsprechenden Zugang ermöglichen, kann dieser tagesaktuell auf alle relevanten Daten zugreifen, was Zeit und Kosten spart.
Sofern Sie sich für die externe Archivierung Ihrer elektronischen Daten in einem zertifizierten, z.B. deutschen Rechenzentrum entscheiden, werden Ihre Kosten für IT- Infrastruktur gesenkt. Dies gilt verstärkt, wenn Ihr Unternehmen über mehrere Standorte verfügt. Zusätzlich wird so ein weiterer, positiver Effekt möglich: Ihr EDM- System ermöglicht die mobile und standortübergreifende Nutzung der Daten. Egal, wo Sie oder ihre Mitarbeiter sich aufhalten: Alle Vorgänge sind von jedem beliebigen Ort einsehbar und können von dort aus auch ergänzt werden. Elektronische Stempel und Unterschriften sowie Freigaben können ortsunabhängig erledigt werden. Die Mitnahme von Akten (-ordnern) zu Terminen wird überflüssig und Sie können jederzeit – auch auf Geschäftsreisen, etc. – mobil auf Ihre Daten zugreifen. Vor allem das Thema „Home Office“ gewinnt durch das elektronische Dokumentenmanagement eine völlig neue Dimension. Der Informationsfluss ist jederzeit und überall gesichert, unabhängig von Ihrem aktuellen Standort. So entfallen automatisch Mengen von E Mails und Anrufen, die bisher den Informationsfluss sicherstellen mussten.
Archivlager entfallen und schaffen damit freie Raumflächen oder sogar Büroflächen.
Büros und Schreibtische leeren sich, weil interne und individuelle Ablagen und Wiedervorlagen weitestgehend überflüssig werden.
Dokumentenmanagement – Systeme enthalten integrierte Workflow – Software. Hierdurch kann zum Beispiel ein komplett automatisierter Rechnungsdurchlauf und vieles mehr durchgeführt werden.
EDM – Das sind die Voraussetzungen
Anschaffung und Implementierung eines Dokumentenmanagement – Systems: Die Nutzung einer Dokumentenmanagementsoftware ist Voraussetzung für den Einsatz von EDM in Ihrem Unternehmen. BUTTKEREIT unterstützt und berät sie gern bei der Auswahl der richtigen Softwarelösung.
Entscheidung über interne oder externe Speicherung der elektronischen Dokumente: Die Entscheidung über eine hausinterne Speicherung oder eine externe Speicherung Ihrer elektronischen Dokumente in einem zertifizierten, deutschen Rechenzentrum ist ein unternehmensinternes Thema. Die Entscheidung ist nicht nur eine Frage der Unternehmensphilosophie, sondern wird beeinflusst von der bestehenden IT – Infrastruktur, unterschiedlichen Standorten des Unternehmens und den generellen Anforderungen an das künftige Informationsmanagement.
Digitalisierung aller bestehenden Akten und Dokumente: Die Akten und Dokumente des Unternehmens müssen revisionssicher in eine lesbare, mit Volltextindexierung und Metadatensuche ausgestattete, GoBD – konforme, digitalisierte Form überführt werden. Insbesondere sind die spezifischen Erfordernisse der deutschen Gesetzgebung zu beachten. So gelten z.B. strengere Regeln für finanzbuchhalterisch relevante Dokumente, als für einfachen Schriftverkehr. Die Frage, ob alle bisher archivierten Dokumente komplett digitalisiert werden sollten, richtet sich nach der Art der Dokumente sowie der individuellen Entscheidung der Geschäftsleitung des Unternehmens. Und selbstverständlich ist ein „on demand“ – Zugriff auf Ihre Akten während der Digitalisierung jederzeit möglich. BUTTKEREIT ist auf die Digitalisierung von Dokumenten spezialisiert. Dank modernster Technik und fachkundigen, geschulten Mitarbeitern bieten wir das gesamte Spektrum der Digitalisierung unter Beachtung der gesetzlich vorgeschriebenen Anforderungen an. Wir versehen Ihre Akten entsprechend Ihrer Vorgaben mit Indizes und Gliederungen, etc.
Entscheidung der Frage, ob der elektronische Posteingang des Unternehmens extern oder intern durchgeführt werden soll: Um das hausinterne EDM – System zu einem funktionierenden Informationsmanagement – System werden zu lassen, muss eine sehr zeitnahe Aufnahme aller tagesaktuell eingehenden Dokumente und Poststücke den jeweiligen bereits elektronisch erfassten Vorgängen zugeordnet werden.
Einführung des elektronischen Posteingangs als Teil des EDM: Dies kann entweder intern oder unter Zuhilfenahme eines externen Dienstleisters erfolgen. BUTTKEREIT bietet seinen Kunden diese Dienstleistung selbstverständlich an. Gemeinsam mit dem Kunden werden zu Beginn sehr sorgfältig Zuordnungskriterien definiert. Kriterien, die nicht nur die Zuordnung zu einem bestimmten Vorgang festlegen, sondern auch gewährleisten, dass Post der Geschäftsleitung auch nur von dieser gelesen werden kann. Danach ist es möglich, die tagesaktuell eingehende elektronische Post, aber auch sonstige Post mittels intelligenter Software und kaufmännischem Sachverstand unserer Mitarbeiter, den bestehenden Vorgängen zuzuordnen. Dies erfolgt bei BUTTKEREIT am Tag des Eingangs der Post, so dass alle Mitarbeiter ihren Freigaben entsprechend tagesaktuell Zugriff auf den Posteingang nehmen können.
BUTTKEREIT ist Ihr kompetenter Partner für die Umsetzung des Gesamtprozesses
von der EINFÜHRUNG des EDM über die DIGITALISIERUNG Ihrer Akten
bis hin zur täglichen Organisation Ihres Posteingangs!
So individuell Ihr Unternehmen ist,so individuell sind auch die Lösungen, die BUTTKEREIT Ihnen bietet:
Archivierung Ihrer Dokumente
Beratungsdienstleistungen rund um das Thema „EDM -Systeme“
Digitalisierung Ihres Dokumentenbestandes
Elektronische Posteingangsbearbeitung
Entwicklung eines EDM gestützten Work – Flow Managements
Sollten Sie Fragen haben oder wir Ihr Interesse an diesem spannenden Thema geweckt haben, kontaktieren Sie uns bitte jederzeit. Herr Jochen Buttkereit freut sich auf Ihren Anruf!