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Tipp: Akteneinlagerung 2015 – doppelt – oder effizient?

Die bekanntlich eher ruhigen Tage zwischen den Feiertagen und dem Jahreswechsel nutzen viele Mitarbeiter im Büro dazu, Aktenbild kleindie Akten des vergangenen Jahres  abzuschließen, zu archivieren und neue Aktenordner für das kommende Jahr anzulegen. Hierbei beschriftet man häufig die neuen Ordner fleissig per Filzmarker oder elegant per Software, die kostenlos zu den erworbenen Ordneretiketten genutzt wird. Kaum jemand macht sich in diesem Augenblick Gedanken darüber, dass bereits mit Anlage eines solchen Ordners die doppelte Arbeit im Nachgang bereits vorprogrammiert ist.

Wie sieht es zum Beispiel mit der irgendwann einmal anstehenden Ordnervernichtung oder mit der späteren Ordnerrecherche aus, wenn die Akte ausgelagert ist? Wer kümmert sich um die Akteneinlagerung ins Archiv und wie findet man eine ausgelagerte Akte irgendwann einmal wieder?

All diese Fragen lassen sich lösen, wenn bereits bei Ordneranlage eine Archivierungssoftware genutzt wird. Anstatt Ordner per Hand zu beschriften, gibt man die notwendigen Ordnerrückeninformationen wie zum Beispiel “Bezeichnung”,”Abteilung”, Aktenvernichtung”,  bereits bei Ordneranlage in die Software ein, hinter der sich eine Datenbank verbirgt.  Nach Abschluß der Eingabe druckt man ein Ordneretikett aus dem Bürodrucker aus, das neben den relevanten Informationen auch einen Barcode enthält. In diesem Augenblick ist die Akte in der Datenbank erfasst und eine ganze Reihe an wichtigen Informationen sind ebenfalls hinterlegt.

Mittels Barcode kann die Akte jederzeit einem Lagerort zugeordnet werden. Dieser kann sich im eigenen Büro, im eigenen Lager oder in unserem Archiv befinden. Und die Software? Die gibt es “fast” umsonst dazu. Sollten Sie interessiert sein, freuen wir uns über Ihren Anruf. Sie haben die Wahl – doppelt oder effizient?


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